Termeni și condiții de utilizare

În vigoare de la 27 octombrie 2026

Prezenții Termeni și condiții (denumiți în continuare „Termenii”) reglementează accesul la platforma Procumi și utilizarea acesteia. Prin crearea unui cont, prin accesarea sau prin utilizarea Platformei, Clientul declară că a citit, a înțeles și acceptă în mod expres Termenii, inclusiv clauzele privind limitarea răspunderii (art. 15), suspendarea și încetarea (art. 7), modificarea Termenilor (art. 18) și instanța competentă (art. 20).

1. Prestatorul

1.1. Platforma Procumi este operată de societatea care o deține (denumită în continuare „Prestatorul” sau „Procumi”).

Societatea se află în curs de înregistrare în România. Denumirea, sediul social, codul unic de înregistrare și numărul de ordine în Registrul Comerțului vor fi completate în prezenta secțiune la data înregistrării.

1.2. Comunicările către Prestator se transmit la adresa de e-mail support@procumi.com.

2. Definiții

• Platforma: aplicația software Procumi, disponibilă la app.procumi.com, împreună cu funcționalitățile, actualizările și documentația aferente.
• Serviciile: punerea la dispoziție a Platformei, în regim de abonament (software ca serviciu), pentru gestionarea necesarului de materiale, a cererilor de ofertă, a ofertelor, a comenzilor de achiziție și a livrărilor.
• Clientul: persoana juridică sau profesionistul care încheie cu Prestatorul un abonament la Servicii.
• Utilizatorul: orice persoană fizică căreia Clientul îi acordă acces în contul său (angajați, colaboratori, aprobatori).
• Furnizorul invitat: orice terț căruia Clientul îi transmite, prin Platformă, o cerere de ofertă.
• Datele Clientului: toate informațiile, documentele și datele introduse în Platformă de Client, de Utilizatori sau de Furnizorii invitați în legătură cu contul Clientului.
• Pachetul: planul de abonament ales de Client, cu limitele și funcționalitățile publicate pe pagina Prețuri.

3. Obiectul și natura contractului

3.1. Termenii, împreună cu Pachetul ales și cu Politica de confidențialitate, constituie contractul dintre Prestator și Client (denumit în continuare „Contractul”).

3.2. Serviciile se adresează exclusiv profesioniștilor, în sensul art. 3 din Codul civil, și sunt utilizate în scopul activității lor economice. Dispozițiile legale privind protecția consumatorilor nu se aplică Contractului.

3.3. Persoana care acceptă Termenii în numele Clientului declară și garantează că este împuternicită să îl reprezinte și să îl oblige.

4. Încheierea contractului și contul

4.1. Contractul se încheie la data la care Clientul își creează contul în Platformă și acceptă Termenii, sau, după caz, la data activării contului de către Prestator, pe Pachetul convenit.

4.1¹. Contul nou beneficiază de o perioadă de probă gratuită de 14 zile, fără date de plată. În perioada de probă, citirea automată a documentelor este limitată la numărul de documente afișat în cont. La sfârșitul probei, contul rămâne disponibil doar pentru consultare până la alegerea unui Pachet. Prestatorul poate prelungi sau refuza perioada de probă, la libera sa apreciere, și poate refuza crearea mai multor conturi de probă pentru aceeași firmă.

4.2. Clientul desemnează unul sau mai mulți administratori de cont, care gestionează Utilizatorii și rolurile acestora. Clientul răspunde pentru toate acțiunile efectuate în contul său și pentru respectarea Termenilor de către Utilizatori.

4.3. Clientul are obligația de a păstra confidențialitatea datelor de autentificare și de a notifica de îndată Prestatorul cu privire la orice acces neautorizat sau suspiciune de acces neautorizat.

4.4. Clientul garantează că datele de identificare și de facturare furnizate sunt corecte și complete și se obligă să le actualizeze ori de câte ori intervin modificări.

5. Prețul și modalitatea de plată

5.1. Prețul Serviciilor este cel aferent Pachetului ales, astfel cum este publicat pe pagina Prețuri la data încheierii Contractului sau, după caz, cel convenit în scris cu Clientul. Prețurile sunt exprimate în lei și nu includ TVA, care se adaugă potrivit legii.

5.2. Serviciile se facturează în avans, lunar sau anual, după opțiunea Clientului. Plata se efectuează prin transfer bancar, în termenul de scadență indicat pe factură, sau cu cardul, prin procesatorul de plăți al Prestatorului, atunci când această opțiune este disponibilă în Platformă.

5.3. În cazul neachitării facturii la scadență, Prestatorul va notifica Clientul. Dacă plata nu este efectuată în termen de 15 zile de la notificare, Prestatorul poate suspenda accesul la Platformă până la achitarea integrală a sumelor datorate. Pe durata suspendării, Datele Clientului se păstrează.

5.4. Prestatorul poate modifica prețurile cu o notificare transmisă prin e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte. Noile prețuri se aplică începând cu următoarea perioadă de facturare. Clientul care nu acceptă noile prețuri poate denunța Contractul potrivit art. 7.2, cu efect la sfârșitul perioadei în curs.

6. Durata

6.1. Contractul se încheie pe durata perioadei de facturare alese (o lună sau un an) și se prelungește automat pentru perioade succesive de aceeași durată, cu excepția cazului în care este denunțat potrivit art. 7.

6.2. Clientul poate trece în orice moment la un alt Pachet. Diferențele de preț se regularizează pe factura următoare.

7. Suspendarea și încetarea

7.1. Contractul încetează prin acordul părților, prin denunțare unilaterală sau prin reziliere, în condițiile prezentului articol.

7.2. Clientul poate denunța Contractul în orice moment, prin notificare transmisă la support@procumi.com. Denunțarea produce efecte la sfârșitul perioadei de facturare în curs, până la care Clientul păstrează accesul la Platformă. Sumele plătite pentru perioada în curs nu se restituie.

7.3. Prestatorul poate rezilia Contractul dacă Clientul încalcă în mod grav sau repetat Termenii și nu remediază încălcarea în termen de 15 zile de la notificare.

7.4. Prin excepție, Prestatorul poate suspenda accesul cu efect imediat atunci când este necesar pentru a preveni un prejudiciu grav, în special în caz de atac informatic, de utilizare frauduloasă sau de stocare a unui conținut ilicit, cu informarea Clientului în cel mai scurt timp.

8. Datele Clientului

8.1. Datele Clientului rămân proprietatea Clientului. Prestatorul le utilizează exclusiv în scopul prestării Serviciilor, al asigurării securității Platformei și al îndeplinirii obligațiilor legale.

8.2. Datele Clientului sunt separate logic de cele ale altor clienți. Prestatorul nu dezvăluie altor clienți prețurile, ofertele sau furnizorii unui Client.

8.3. La cererea Clientului, formulată înainte de încetarea Contractului sau în termen de 30 de zile de la aceasta, Prestatorul pune la dispoziție o copie a Datelor Clientului într-un format electronic uzual.

8.4. După 30 de zile de la încetarea Contractului, Prestatorul șterge Datele Clientului. Copiile de siguranță se șterg în cel mult 30 de zile suplimentare. Fac excepție datele a căror păstrare este impusă de lege, în special documentele financiar-contabile.

9. Prelucrarea datelor cu caracter personal în numele Clientului

9.1. Pentru datele cu caracter personal cuprinse în Datele Clientului, Clientul are calitatea de operator, iar Prestatorul pe cea de persoană împuternicită, în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”). Prezentul articol constituie actul juridic prevăzut la art. 28 alin. (3) GDPR.

9.2. Obiectul prelucrării îl constituie prestarea Serviciilor, pe durata Contractului. Categoriile de persoane vizate sunt Utilizatorii și persoanele de contact ale Furnizorilor invitați. Categoriile de date sunt datele de identificare și de contact, funcția și datele cuprinse în cereri, oferte, comenzi și documente.

9.3. Prestatorul se obligă:

• să prelucreze datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, pe care Clientul le transmite prin utilizarea Platformei și prin prezentul Contract;
• să asigure că persoanele autorizate să prelucreze datele s-au angajat să respecte confidențialitatea;
• să aplice măsurile tehnice și organizatorice prevăzute la art. 32 GDPR;
• să recurgă la alte persoane împuternicite numai în condițiile art. 9.4;
• să asiste Clientul în soluționarea cererilor persoanelor vizate și în îndeplinirea obligațiilor prevăzute la art. 32–36 GDPR;
• să notifice Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor;
• să șteargă sau să restituie datele la încetarea Contractului, potrivit art. 8;
• să pună la dispoziția Clientului toate informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor prevăzute de prezentul articol și să permită și să contribuie la auditurile, inclusiv inspecțiile, efectuate de Client sau de un auditor mandatat de acesta, potrivit art. 28 alin. (3) lit. h) GDPR. Auditurile se notifică cu cel puțin 30 de zile înainte, se desfășoară în timpul programului de lucru, cel mult o dată pe an, cu excepția cazului în care sunt impuse de o autoritate de supraveghere sau de o încălcare a securității datelor, și pe cheltuiala Clientului.

9.4. Clientul acordă Prestatorului o autorizare generală de a recurge la alte persoane împuternicite. Lista acestora este publicată pe pagina Sub-procesatori. Prestatorul informează Clientul cu privire la orice modificare preconizată, iar Clientul poate formula, în termen de 15 zile, o obiecție motivată, întemeiată pe protecția datelor. Părțile vor încerca cu bună-credință să soluționeze obiecția; dacă aceasta nu poate fi soluționată în mod rezonabil, oricare parte poate denunța Contractul fără penalități.

9.5. Clientul garantează că are un temei legal pentru prelucrarea datelor pe care le introduce în Platformă, inclusiv pentru transmiterea de cereri de ofertă către Furnizorii invitați, și că a informat persoanele vizate potrivit legii.

10. Furnizorii invitați

10.1. Furnizorii invitați accesează cererile prin linkuri personale și nu încheie un contract cu Prestatorul prin simpla completare a unei oferte.

10.2. Prestatorul nu este parte la raporturile dintre Client și Furnizorii invitați și nu răspunde pentru conținutul ofertelor, prețuri, calitatea bunurilor, termenele de livrare sau executarea comenzilor.

11. Funcționalitățile automate

11.1. Platforma poate extrage automat informații din documente, imagini și mesaje, inclusiv prin sisteme de inteligență artificială, și poate propune date precum prețuri, cantități sau unități de măsură. Rezultatele au caracter de propunere și trebuie verificate de Client înainte de a fi utilizate.

11.2. Informațiile preluate din surse publice, precum datele fiscale furnizate de ANAF sau cursul de schimb comunicat de BNR, au caracter informativ.

11.3. Deciziile de achiziție aparțin exclusiv Clientului.

12. Utilizarea permisă

Clientul și Utilizatorii se obligă să nu:

• acceseze sau încerce să acceseze conturi, sisteme ori date la care nu au drept de acces;
• încarce programe informatice malițioase sau conținut ilicit ori care încalcă drepturile unor terți;
• utilizeze Platforma pentru transmiterea de comunicări comerciale nesolicitate;
• copieze, modifice, decompileze sau realizeze lucrări derivate din Platformă, cu excepția cazurilor permise expres de lege;
• revândă, închirieze sau pună Platforma la dispoziția unor terți fără acordul scris al Prestatorului;
• ocolească limitele Pachetului sau măsurile de securitate ale Platformei.

13. Disponibilitatea și asistența

13.1. Prestatorul depune diligențele rezonabile pentru ca Platforma să fie disponibilă în mod continuu. Obligația Prestatorului în această privință este o obligație de mijloace.

13.2. Lucrările de mentenanță planificate sunt anunțate în prealabil, atunci când este posibil. Prestatorul nu răspunde pentru întreruperile cauzate de furnizorii de infrastructură, de rețelele de comunicații sau de evenimente care nu îi sunt imputabile.

13.3. Asistența tehnică se acordă prin e-mail, la support@procumi.com, în zilele lucrătoare, în limitele Pachetului ales.

14. Proprietatea intelectuală

14.1. Platforma, codul sursă, marca Procumi, elementele grafice și documentația sunt protejate de legislația privind proprietatea intelectuală și aparțin Prestatorului sau licențiatorilor săi.

14.2. Pe durata Contractului, Prestatorul acordă Clientului un drept neexclusiv, netransmisibil și fără drept de sublicențiere de a utiliza Platforma pentru propria activitate, în limitele Pachetului. Niciun alt drept nu este transferat Clientului.

14.3. Sugestiile și observațiile transmise de Client cu privire la Platformă pot fi utilizate de Prestator, fără vreo obligație față de Client, în scopul dezvoltării Serviciilor.

15. Limitarea răspunderii

15.1. Serviciile sunt furnizate în forma în care sunt disponibile. Prestatorul nu garantează că Platforma corespunde unor cerințe specifice ale Clientului care nu au fost convenite în scris.

15.2. Prestatorul nu răspunde pentru prejudiciile indirecte, inclusiv beneficiul nerealizat, pierderea de clienți sau de contracte, întârzierile în executarea lucrărilor ori consecințele alegerii unui furnizor.

15.3. Răspunderea totală a Prestatorului în temeiul Contractului este limitată la valoarea sumelor plătite efectiv de Client în cele 12 luni anterioare faptului care a generat prejudiciul.

15.4. Limitările de mai sus nu se aplică în cazul prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă și nici în alte cazuri în care limitarea răspunderii este interzisă de lege, potrivit art. 1355 din Codul civil.

16. Confidențialitatea

Fiecare parte păstrează confidențialitatea informațiilor nepublice primite de la cealaltă parte în executarea Contractului și le utilizează numai în acest scop. Obligația subzistă timp de 3 ani de la încetarea Contractului și nu se aplică informațiilor devenite publice fără culpa părții care le-a primit sau a căror dezvăluire este impusă de lege.

17. Forța majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de forța majoră, în sensul art. 1351 din Codul civil, pe durata acesteia. Partea care invocă forța majoră informează cealaltă parte în cel mai scurt timp.

18. Modificarea Termenilor

18.1. Prestatorul poate modifica Termenii. Modificările esențiale se notifică prin e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea lor în vigoare.

18.2. Clientul care nu acceptă modificările poate denunța Contractul înainte de intrarea lor în vigoare, fără penalități. Continuarea utilizării Platformei după această dată valorează acceptarea Termenilor modificați.

19. Dispoziții finale

19.1. Clientul nu poate cesiona drepturile și obligațiile sale din Contract fără acordul scris al Prestatorului. Prestatorul poate cesiona Contractul în cadrul unei reorganizări sau al transferului activității, cu informarea Clientului.

19.2. Dacă o clauză a Termenilor este declarată nulă, celelalte clauze își păstrează efectele, iar clauza nulă se înlocuiește cu o clauză valabilă cât mai apropiată de intenția părților.

19.3. Notificările se transmit prin e-mail, la adresa comunicată de Client la înregistrare, respectiv la support@procumi.com, și se consideră primite în ziua lucrătoare următoare transmiterii.

19.4. Termenii sunt redactați în limba română. Versiunea în limba engleză are caracter informativ; în caz de neconcordanță, prevalează versiunea în limba română.

20. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

20.1. Contractul este guvernat de legea română.

20.2. Părțile vor încerca să soluționeze pe cale amiabilă orice neînțelegere. În lipsa unei soluții în termen de 30 de zile de la notificarea neînțelegerii, litigiul va fi soluționat de instanțele judecătorești competente de la sediul Prestatorului.